Kā prognozēt projekta termiņus?

Kā prognozēt projekta termiņus?

Ikviens, kurš saskāries ar vidējas vai augstas sarežģītības projektiem profesionālajā vidē, ir pieredzējis, ka projekti “noiet greizi”. Problēmas ir dažādas – termiņu neievērošana, budžeta pārtērēšana, vēlamā rezultāta nepiegādāšana u.c. Kāpēc tā? Katrs projekts taču sākumā tika rūpīgi saplānots un viss tika godprātīgi aprēķināts un paredzēts tā, lai vēlamo rezultātu piegādātu tieši laikā ar ieplānotajiem resursiem! Atslēga šai problēmai slēpjas tieši projekta prognozēšanas/ plānošanas pieejā.

1979. gadā Daniels Kānemans (Daniel Kahneman) un Amos Tverskis (Amos Tversky) – matemātikas, ekonomikas un psiholoģijas akadēmiķi – noformulēja plānošanas maldu (planning fallacy) teoriju par to, ka cilvēki savās individuālajās prognozēs par nākotni vienmēr ir pārlieku optimistiski. Atbilstoši šai teorijai – mēs nespējam novērtēt to, cik ilgs laiks būs nepieciešams darbu/ projekta izpildei un mēs visbiežāk pārvērtējam to, cik ātri mēs varam paveikt atsevišķus projektus.

Kāda gan ir visizplatītākā pieeja projekta termiņu prognozēšanai mūsu ikdienā? Parasti tā tieši balstās uz atsevišķu cilvēku (ekspertu – ar atbilstošu iepriekšējo pieredzi) individuālo viedokli par to, cik ilgs laiks būs nepieciešams atsevišķu darbu vai visa projekta īstenošanai. Diemžēl šāda pieeja iekrīt plānošanas maldu teorijas lamatās un sākotnējās prognozēs (lai cik profesionālas tās būtu) gandrīz vienmēr ir neprecīzas. 

Laimīgā kārtā plānošanas maldu teorijas atrisināšanai abi akadēmiķi vēlāk piedāvāja arī dažādus risinājumus, no kuriem viens saistās ar salīdzinošo prognozēšanu (reference class forecasting), par ko Kānemans saņēma Nobela prēmiju. Salīdzinošās prognozēšanas pamatā ir visiem saprotamas un apjaušamas atskaites vērtības noteikšana; nākotnes prognozēšana tālāk tiek balstīta salīdzinot nākotnes scenārijus pret noteikto atskaites vērtību.

Piemēram, projektu plānošanā svarīgi ir saprast, ka projekts sastāv no vairākiem atsevišķiem darbiem. Tātad projekta izpilde saistīta ar šo atsevišķo darbu pabeigšanu. Par atskaites punktu vislabāk ir noteikt nemainīgu, konstantu vērtību kā, piemēram, darba izpildes sarežģītību. Darba izpildes laiks ir mainīga vērtība, kas var atšķirties no situācijas uz situāciju dažādu ārējo faktoru dēļ, kurus ir grūti prognozēt; bet darba izpildes sarežģītība ir konstanta un saglabājas nemainīga.

Ja projekta komanda spēj vienoties par vienas sarežģītības darba noteikšanu par atskaites vērtību (sauksim to par darbu “X”) – tad pārējo darbu sarežģītību iespējams novērtēt relatīvi pret atskaites darbu – salīdzinot tos. Pārējie darbi tātad būs vai nu vairāk vai mazāk, vai tikpat sarežģīti, kā atskaites darbs X. Protams, ka sarežģītībai nav universālas mērvienības – tāpēc mēs varam izvēlēties jebkādu mērauklu kā, piemēram, punktu sistēmu: sarežģītākam darbam ir vairāk punktu, bet vienkāršākam darbam – mazāk punktu nekā atskaites darbam X. Tādējādi iespējams novērtēt un kvantificēt projekta kopējo sarežģītību.

Kāpēc gan tas ir nepieciešams? Sarežģītības kvantificēšana mums vēlāk sniegs empīriskus pierādījumus tam, cik ātri komanda strādā. Komandas darbības ātrums ir formulējams gluži tāpat kā jebkura cita ātruma formula = distance (padarītie darbi, sarežģītība)/ laiks (noteikta laika vienība, kā stunda, diena, nedēļa, mēnesis). Tātad laika gaitā ikvienai projekta komandai iespējams noteikt vidējo tās darbības ātrumu, jeb cik lielu sarežģītību ar darbiem komanda spēj atrisināt noteiktā laika termiņa.

Tiklīdz mums ir zināma projekta kopējā vai atlikusī sarežģītība (distance) un komandas darbības ātrums – mēs varam vienkārši aprēķināt projekta darbu izpildei nepieciešamo laiku. Tādējādi projektu termiņu prognozēšanu var veikt daudz precīzāk un izvairīties no plānošanas maldu teorijā minētā aizspriedumainā optimisma, kas ir galvenais neprecīzi saplānoto projektu iemesls.

Vairāk par šo pieeju stāstīšu interaktīvajā kursā “Projektu laika plānošana”, kas balstīsies uz praktisku iemaņu apgūšanu daudz precīzākai projekta termiņu prognozēšanai – populāru pieeju, ko ikdienā plaši izmanto Agile komandas visā pasaulē. 

Jānis Dirveiks, Agile praktiķis un treneris

Informējam, ka šajā tīmekļa vietnē tiek izmantotas sīkdatnes (angļu val. “cookies”).
Turpinot lietot šo vietni, jūs piekrītat privātuma politikai.

Piekrītu