Mīts par "resursu utilizāciju"

Mīts par "resursu utilizāciju"

“Man tagad nav laika.” “Esmu ļoti aizņemts.” “Diez vai paspēšu to izdarīt laika trūkuma dēļ.”

Tā mēs aizbildināmies itin bieži. Laika trūkums ir nomācošs. Mums nepietiek laika svarīgām lietām darbā. Un aizņemtība darbā noved pie laika trūkuma arī privātajā dzīvē. Mēs cenšamies darīt vairākas lietas paralēli (“multitaskings”), bet tā kā mūsu prāts nespēj fokusēties uz vairākām lietām vienlaicīgi – cieš darba kvalitāte. Pavisam drīz mēs attopamies pa pusei izdeguši un papildinām sagurušo biroja zombiju armiju.

Patiesībā mēs strādājam neefektīvi. Diemžēl mūsu daba un kultūra mums palīdz strādāt neefektīvi. Tā vietā, lai pateiktu “nē”, mēs uzņemamies arvien jaunus darbus, vēl nepabeiguši iesāktos. Mēs gribam izdabāt visiem kolēģiem un klientiem vienlaicīgi nevis pabeigt iesākto darbu vienam klientam un tikai pēc tam ķerties pie nākošā darba – nākošajam klientam, jo esam taču ļoti “strādīgi” un “izpalīdzīgi”… Tā mēs sākam arvien jaunus darbus, bet nepabeidzam iesāktos – visu laiku tikai sākam, sākam un sākam, bet daudz retāk – pabeidzam kaut ko jēdzīgu. Vissvarīgākais šajā vāveres ritenī ir tas, ka ikreiz, kad no viena darba pārslēdzamies uz pavisam citu, nepabeiguši pirmo, mūsu prātam jāpārslēdzas uz citu saturu un kontekstu (specifisku attiecīgajam darbam) – tas prasa laiku.

Multitaskings un pārslēgšanās no viena darba uz otru (t.s. “context switching”) ir veidi kā padarīt cilvēkus aizņemtus, pārslogotus un nogurušus. No tā neizbēgami cietīs darba kvalitāte un atsevišķu cilvēku, kā arī visas komandas produktivitāte. Lai tas nenotiktu – darbā svarīgi nodrošināt fokusu uz vienu lietu; tam nepieciešamas skaidras prioritātes un iespēja pateikt “nē” citiem darbiem/ lūgumiem. Tāpat kā mums ir teiciens “paēdis cilvēks – laimīgs cilvēks”, jāiegaumē, ka “atpūties cilvēks = enerģijas pilns cilvēks = produktīvs cilvēks”. Tāpēc svarīgi jebkurā darba plūsmā iebūvēt noteiktu brīvo laiku (Google to sauc par “slack time”). Brīvais laiks nozīmē, ka darbinieki var atvilkt elpu, paraudzīties uz izdarīto, apsvērt, ko darīt citādāk, uzkrāt spēkus un tādējādi – būt sagatavotiem un fokusētiem nākošajam darbam. Brīvais laiks nozīmē arī to, ka ir laika rezerve neparedzētiem gadījumiem (un tad necietīs darbinieku personiskā dzīve). Vairāk brīvā laika arī nozīmē mazāk laiku darbam – tātad vēlreiz – būs ļoti svarīgi nodefinēt skaidras prioritātes, strādāt pēc tām un pateikt “nē” tiem darbiem, kas nav prioritāte #1. Tikpat svarīgi ir aizliegt virsstundas, jo tās samazina darbinieku produktivitāti un prieku, bet palielina neapmierinātību un stresu.

Diemžēl organizācijas nereti fokusējas uz stundu skaitīšanu – plāno darbus stundās, rēķina stundu izmaksas utt., kaut gan ir skaidrs, ka vairāk stundu nenozīmē lielāku produktivitāti. – Gluži pretēji. Nedaudz attīstītākas organizācijas vairs neskaita stundas, bet mēra darba ātrumu. Tomēr pavisam nedaudz organizāciju fokusējas uz vērtības pievienošanu saviem klientiem, klienta apmierinātību un mācīšanās kultūras institucionalizēšanu savā organizācijā. Tādējādi saukļi “klients pirmajā vietā” paliek vien reklāmas un pārdošanas saukļi, ja neparūpējamies vispirms par saviem darbiniekiem, lai viņi varētu pacelt klienta vēlmes un vajadzības pirmajā vietā.

Rezumējot, atcerieties: ja Jums šķiet, ka Jums vai Jūsu darbiniekiem nav laika par spīti tam, ka strādājat arvien vairāk – tas ir labs indikators, ka strādājat neefektīvi. Pārstājiet strādāt pie n-lietām vienlaicīgi, izvirziet prioritātes pēc kurām arī strādāsiet, iemācieties pateikt “nē”, samaziniet nepieciešamību pārslēgties no viena darba pie otra un ieviesiet savā vai savas organizācijas darba plūsmā brīvo laiku. Ja vēlaties savā organizācijā aizņemtu un pārgurušu zombiju armiju, kuri nepievieno vērtību klientam, toksisku neapmierinātību, kā arī pilnīgu prieka un degsmes izdzēšanu no darbinieku sejām – tad droši variet turpināt skaitīt stundas un rūpēties par to, lai visi darbinieki ir “nodarbināti”.

Jānis Dirveiks - sertificēts Agile praktiķis un treneris

Informējam, ka šajā tīmekļa vietnē tiek izmantotas sīkdatnes (angļu val. “cookies”).
Turpinot lietot šo vietni, jūs piekrītat privātuma politikai.

Piekrītu